First task after retirement: Tidying up my home library (in Greek)

Η συνταξιοδότηση και η αναγκαστική και απόλυτη αποξένωση από ότι έκανα τα τελευταία 10 χρόνια ως μέρος της καθημερινότητάς μου μου παρέχει την ελευθερία να επανέλθω στην καθαρά ερευνητική μου δραστηριότητα: Να επιλέγω τι θα μελετήσω, να ασχοληθώ με νέα αντικείμενα και να επανέρθω στα παλιά και εγκαταλελειμμένα.
Πρώτη μου δουλειά είναι κάτι που ανέβαλα όλα αυτά τα χρόνια- να τακτοποιήσω τη βιβλιοθήκη μου: Να ξέρω τι έχω, να πετάξω ή να χαρίσω διπλά και άχρηστα και να κάνω χώρο για νέα, χρήσιμα.
Ο μόνος τρόπος για να γίνουν όλα αυτά ταυτόχρονα είναι να καταγράψω τα βιβλία που (προς το παρόν τουλάχιστον) κρατάω.
Συνάδελφοι, παλαιότεροι και πιο σχολαστικοί από μένα, είχαν τη συνήθεια ότι βιβλίο έμπαινε στη βιβλιοθήκη τους να το καταγράφουν σε μία καρτέλα, δημιουργώντας ένα δελτιοκατάλογο, όπως έκαναν και όλες οι βιβλιοθήκες ανά τον κόσμο προ ψηφιακής εποχής. Εγώ δεν το έκανα. Έτσι αποφάσισα να κάνω την καταγραφή αναδρομικά- και φυσικά πλέον ηλεκτρονικά. Αποφάσισα επίσης να καταγράψω μόνο τα βιβλία που βρίσκονται στο γραφείο μου και που αφορούν stricto sensu την ιστορία. Λογοτεχνία, ταξιδιωτικά, βιβλία τέχνης κλπ. που βρίσκονται σε άλλους χώρους του σπιτιού, τα αφήνω στο 'πρότερο καθεστώς'. Μιλάμε επομένως για περίπου 1500 τίτλους: λίγα βιβλία, αλλά αρκετή χειρονακτική εργασία.

Για να είναι λειτουργική μία μικρή και εξειδικευμένη βιβλιοθήκη πρέπει

• να έχει ένα απλό σύστημα ταξιθέτησης και 
• να χρησιμοποιεί ένα απλό σύστημα καταγραφής για τον κατάλογό της.

Το πρώτο το κρατώ όπως το είχα- αλφαβητική ταξιθέτηση (μικτό ελληνολατινικό σύστημα), με εξαίρεση τα βιβλία αναφοράς και δύο συλλογές τοπικού ενδιαφέροντος τα Επτανησιακά και τα Κρητικά. Δεν θέλω να μπω σε μεθοδολογικές συζητήσεις- ο καθένας έχει το σύστημα που καλύπτει τις δικές του ανάγκες, σύμφωνο με βιβλιοθηκονομικά πρότυπα ή όχι. Η αλάθητη συνταγή πάντως είναι, η θέση του βιβλίου στη βιβλιοθήκη (στήλη: ράφι) να δηλώνεται στον κατάλογο.
Το δεύτερο, το σύστημα καταγραφής είναι πιο σύνθετη υπόθεση. Ιδού οι απαιτήσεις μου:

1. Ένα λογισμικό φιλικό προς τον απλό, και χωρίς γνώσεις και απαιτήσεις βιβλιοθηκονομίας, χρήστη
2. Ένα λογισμικό που να διατίθεται δωρεάν- ή τουλάχιστον να αξιοποιεί άδεια που ήδη διέθετα.
3. Να μην είναι web εφαρμογή, αλλά να είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή μου, με αποθήκευση του αρχείου στο σκληρό του δίσκο, έ- το πολύ πολύ στο cloud.
4. Να είναι συμβατό με Mac.

Αφιέρωσα αρκετές ώρες αναζήτησης και κατέληξα ότι δύο ήταν οι μόνες ενδεδειγμένες επιλογές που πληρούσαν και τα τέσσερα κριτήρια: Η κατασκευή μιας βάσης δεδομένων σχεδιασμένη σε OpenOffice ή ενός φύλλου Excel (ή OpenOffice). Στο εύλογο ερώτημα γιατί δεν προτίμησα το zotero, το οποίο έχει και standalone έκδοση, απαντώ ότι προτίμησα να το κρατήσω για καθαρά βιβλιογραφική χρήση και να μην το εμπλέξω στη βιβλιοθηκονομική. Τα βιβλία που καταγράφω στο zotero και αυτά που καταγράφω στη βιβλιοθήκη μου είναι επομένως τεμνόμενοι κύκλοι.
Αφού παιδεύτηκα λίγο και ανεπιτυχώς με τη βάση δεδομένων, αποφάσισα να αφιερώσω το χρόνο που θα αφιέρωνα στην εκμάθησή του DB στην ίδια την καταγραφή. Έτσι κατέληξα στον παλιό και έμπιστο φίλο, το Excel. Οι γνώσεις μου στο Excel είναι πολύ βασικές, αλλά μου αρκούν για τη συγκεκριμένη χρήση. Επίσης, υπάρχουν στο internet οδηγίες για οποιαδήποτε λύση θέλει κανείς να ενσωματώσει στον πίνακά του.
Για τις δικές μου ανάγκες, ενός φύλλου με περί τις 1500 σειρές και 12 στήλες, χωρίς αριθμητικούς υπολογισμούς, τo Excel μου επιτρέπει δύο πολύ βασικά στοιχεία που ήθελα- εισαγωγή συνεχούς αρίθμησης και χρήση στηλών με τιμές από λίστες. Επίσης, πολύ μεγάλη διευκόλυνση είναι το autocomplete που διαθέτει.
Οι λίστες βέβαια έχουν ένα περιορισμό: μέγιστο αριθμό 256 χαρακτήρων (μαζί με τα κενά και τα σημεία στίξης). Χρειάστηκαν κάποια επινοητικότητα και κάποιοι συμβιβασμοί για να περιορίσω τις λίστες στο επιθυμητό μέγεθος, αλλά η λύση ικανοποιεί τις ανάγκες μου.  Στο internet πάντως υπάρχουν οδηγίες για τον τρόπο εισαγωγής μεγαλύτερων λιστών (βλέπε π.χ. http://www.contextures.com/xlDataVal08.html), αλλά δεν μου χρειαζόταν να μπω στον κόπο.
Τελειώνοντας, απαριθμώ τις στήλες που χρησιμοποίησα:
       ΑΑ (συνεχής αρίθμηση)
       Τίτλος (υποχρεωτικό πεδίο)
       Συγγραφέας
       Μεταφραστής
       Επιμελητής
       Εκδότης
       Ετος έκδοσης
       Αρ. σελίδων (κείμενο)
       Βασική θεματική κατηγορία (λίστα)
       Δευτερεύουσα θεματική κατηγορία (λίστα)
       Βιβλιοθήκη
       Στήλη/ ράφι
       Ημερομηνία εισαγωγής
Εννοείται πως καθένας χρησιμοποιεί τα πεδία που τον εξυπηρετούν, ανεξάρτητα από βιβλιοθηκονομικούς κανόνες.